Verarbeitungsvorfall "Telefonische Kontaktaufnahme" (Kürzel "TE")
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung
Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung), kurz "DSGVO". Diese ist über die EU abrufbar.
Die Speicherung und Verarbeitung der Daten ist aus folgenden Gründen rechtsmäßig: DSGVO, Artikel 6, Absatz (1) b und c:
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Satz |
Begründung |
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b |
Die Verarbeitung der Daten ist zur Erfüllung eines Vertrages (Behandlung von Ihnen als Klienten durch Dr. Martin Jürgens, geben von Informationen) erforderlich, wenn der Vertrag auf Anfrage des Klienten (von Ihnen) erfolgt. Dies ist der Fall, wenn Sie die Telefonnummer anrufen. |
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c |
Ich habe als Heilpraktiker für Psychotherapie besondere rechtliche Verpflichtungen für die Dokumentation der Interaktion mit meinen Klienten. Für die Haftung aus dem Behandlungsvertrag nach Paragraph 630 A BGB gilt die allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren (Paragraph 195 BGB). Handelt es sich um Schadensersatz- und Schmerzensgeldansprüche, verlängert sich nach Paragraph 199 Abs. 2 BGB die Verjährungsfrist, unabhängig von einer Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis, auf 30 Jahre. Von daher kann auch eine telefonische Anfrage, die nur gestellt wurde, aber nicht zu einer Behandlung geführt hat, von Bedeutung sein, um z.B. nachzuweisen, dass ich nicht auf Grundlage des Bayerischen Unterbringungsgesetzes in Verbindung mit Paragraph 34 StGB (rechtfertigender Notstand) zu einer Handlung verpflichtet gewesen bin. Beispiel: |
Ablauf der Datenverarbeitung
Schritt TE.1
Wenn ein Kunde auf der Festnetznummer 0871-4301330 anruft, so wird dieser zum Callcenter-Dienstleisters
tel-inform
Siemensstr. 32
47533 Kleve
weitergeleitet. Die dortigen Callcenter-Mitarbeiter nehmen folgende Daten auf:
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Daten |
Bemerkung |
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Datum und Zeitpunkt des Anrufs |
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Name des Callcenter-Mitarbeiters |
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Name des Anrufers |
So wie der Anrufer diesen nannte. Es wird nicht explizit nach Namensbestandteilen gefragt. |
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Telefonnummer des Anrufers |
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Firma des Anrufers |
Nur wenn der Anrufer eine Firma nannte. |
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Anliegen |
Es wird nicht nachgefragt, insbesondere nicht nach Symptomen etc. |
Am Ende des Telefonats werden die Daten an Dr. Martin Jürgens an die eMail-Adresse kontaktinfo@drmj.de gesendet.
Diese eMail wird von Dr. Martin Jürgens vom eMail-Server abgerufen. Dabei wird die eMail vom eMail-Server gelöscht. Die eMail befindet sich dann auf dem PC von Dr. Martin Jürgens, wo diese in Microsoft Outlook verwaltet wird. Die Aufbewahrungsdauer für diese Anfragen beträgt 30 Jahre (§ 199 Abs. 2 BGB).
Schritt TE.2
Dr. Martin Jürgens handelt entsprechend des Anliegens des Anrufers, z.B.
- Rückruf
- Stornierung eines Termins
- etc.
Bei einem Rückruf des Anrufers werden die Inhalte des Telefonats stichpunktartig durch Dr. Martin Jürgens notiert. Dies kann elektronisch oder auf Papier erfolgen, je nachdem ob es sich um die Anfrage eine neuen oder bestehenden Klienten und je nachdem um welche Art von Anfrage es sich handelt. Zusätzlich zu den oben genannten Daten werden folgende Daten beim Rückruf aufgenommen
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Daten |
Bemerkung |
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Angerufene Telefonnummer |
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Datum und Zeitpunkt des Rückrufs |
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Erfolg des Rückrufs |
"geht keiner ran", "auf Anrufbeantworter gesprochen" etc. |
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Inhalt des Rückrufs |
nur grob skizziert, inkl. Symptome (wenn diese genannt werden), Anliegen usw. |
Die Aufbewahrungsdauer für diese Anfragen beträgt 30 Jahre (§ 199 Abs. 2 BGB).
Schritt TE.3
Wenn es im vorhergehenden Schritt eine Terminvereinbarung gemacht wurde, so werden die Daten im lokalen auf dem PC befindlichen Outlook-Kalender eingetragen. Dabei wird unterschieden, ob es sich beim Anrufer um einen neuen oder einen bestehenden Klienten handelt. Bei einem bestehenden Klienten werden folgende Daten eingetragen:
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Daten |
Bemerkung |
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Interne Klienten-ID |
Die Interne Klienten-ID wird nach der ersten Behandlungsstunde vergeben. |
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Erste drei Buchstaben des Nachnamens |
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Terminwunsch |
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Bemerkung |
Soweit vorhanden und für die Behandlung notwendig |
Bei einem neuen Klienten werden folgende Daten im Outlook -Kalender gespeichert:
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Daten |
Bemerkung |
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Vor- und Nachname |
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Telefonnummer |
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Terminwunsch |
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Bemerkung |
soweit vorhanden und für die Behandlung notwendig |
Nach der ersten Behandlungsstunde werden diese Daten innerhalb Outlook überführt in die Daten eines bestehenden Klienten (mit interner Klienten-ID, siehe Tabelle zuvor).
Schutz der Daten
Für den Kontakt zwischen dem Server und dem Endgerät (z.B. Internet-Browser oder eMail-Programm) wird verschlüsselte Kommunikation (https/ssl) verwendet. eMails werden mittels PGP/GnuPG verschlüsselt übertragen.
Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von mir Auskunft über die von Ihnen gespeicherte Daten zu bekommen. Schreiben Sie mir dazu einfach eine eMail oder einen Brief. Die Kontaktdaten finden Sie im Impressum.
Weitere Verarbeitung der Daten
Wenn ein Interessent ein Klient bei Dr. Martin Jürgens wird, werden dessen Daten weiter innerhalb der Praxis verarbeitet. Über diese Datenverarbeitung wird dann in der ersten Behandlungsstunde informiert.
Widerrufsrecht / Recht auf Vergessenwerden
Laut DSGVO muss eine einmal erteilte Einwilligung über die Datenverarbeitung für die Zukunft widerrufen werden können. Daher kann ein Internet-User der Verarbeitung und Speicherung seiner Daten, die innerhalb dieses Verarbeitungsvorfalles anfallen, widersprechen. Dazu reicht eine formlose eMail an martin.juergens@drmj.de in der der Zeitpunkt des Anrufs, der Name und die Telefonnummer genannt wurde. Die Daten in der eMail sind notwendig, um den Anrufer zweifelsfrei identifizieren zu können.
Alternativ kann der Anrufer durch einen Anruf seine Einwilligung über die Datenverarbeitung für die Zukunft widerrufen. Dazu muss er über die gleiche Telefonnummer wie beim ersten Anruf anrufen, seinen vollen Namen nennen und als Anliegen den folgenden Satz sagen "Ich widerspreche der Verarbeitung meiner Daten".
Dr. Martin Jürgens wird diese Daten bei Widerruf nicht weiter verarbeiten, es sei denn, dass die Daten zum Abschluss der Vertrages (Stellen der letzten Rechnung, Einfordern des Rechnungsbetrages, notfalls gerichtlich) notwendig sind. Ist Letzteres der Fall, ist erst der Vertrag abzuschließen, bevor die Datenverarbeitung durch Dr. Martin Jürgens beendet werden kann.
Aus Gründen der Identifizierung kann Dr. Martin Jürgens die Daten verwenden, um einen Rückruf zur Kontrolle auszuüben. Damit soll verhindert werden, dass sich Dritte als der Interessierte ausgeben und für den Interessenten einen Rückruf verhindern (z.B. Fall des "eifersüchtigen Ehemannes" etc.). Weiterhin ist die Option des möglichen Kontroll-Rückrufs für die Abklärung einer möglichen selbst- oder fremdschädigenden Absicht des Anrufers durch Dr. Martin Jürgens gedacht.
Dr. Martin Jürgens wird nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Frist (30 Jahre, siehe oben) die Daten löschen.
Datenschutz-Verantwortlicher
Für den Datenschutz bezüglich dieser Homepage und meiner Praxis bin ich selbst verantwortlich:
Dr. rer. nat. Martin Jürgens
Wilhelm-Hauff-Str. 54
84036 Landshut
fon: 0871-4301330
martin.juergens@drmj.de
Offizieller Ansprechpartner für Datenschutzangelegenheiten im Land Bayern
Meine Praxis liegt im Bundesland Bayern. Damit ist der offizieller Ansprechpartner in allen Angelegenheiten des Datenschutzes:
Dr. Thomas Petri
Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Postfach 22 12 19
80502 München
oder:
Wagmüllerstr. 18
80538 München
Telefon: 089/21 26 72-0
Telefax: 089/21 26 72-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Homepage: www.datenschutz-bayern.de